Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik (UU Nomor 14 Tahun 2008 BAB I Ketentuan Umum pasal 1 angka 9). Di STAIN Bengkalis, PPID diangkat melalui SK Rektor dengan pelaksanaan visi, misi, tugas pokok dan fungsi yang mendukung tercapainya tata kelola perguruan tinggi yang baik (good university governance). Ditunjuk sebagai PPID Utama adalah Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan dengan kelengkapan Wakil I (Kepala Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama), Wakil II (Kepala Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan), PPID Pelaksana (Kepala Bagian Kerjasama, Kelembagaan dan Humas), dan Wakil PPID Pelaksana (Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data). Selain itu dalam struktur PPID terdapat tiga divisi yang meliputi Divisi Layanan Informasi, Divisi Pengaduan dan Sengketa, dan Divisi Penyedia dan Pengolahan Data. Adapun sebagai atasan PPID adalah Rektor.